Kế hoạch team building không được thực hiện chuẩn chỉnh khiến chương trình rời rạc và không đạt hiệu quả như mong muốn. Khám phá 7 bước lập kế hoạch team building chuẩn, dễ thực hiện giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tạo không khí sôi nổi, nâng cao tinh thần đồng đội và phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp ngay trong bài viết dưới đây.

Kế hoạch team building là gì?

Kế hoạch team building là bản kế hoạch chi tiết nhằm tổ chức các hoạt động, chương trình gắn kết tập thể (team building) cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc nhóm. Đây là công cụ giúp xác định mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, ngân sách và cách thức triển khai các hoạt động nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết, tăng hiệu quả làm việc nhóm, đồng thời tạo cơ hội cho các thành viên giao lưu, hiểu nhau hơn ngoài công việc.

Các bước lập kế hoạch team building chi tiết

Bước 1 – Xác định mục tiêu chương trình

Cần làm rõ mục tiêu chính của chương trình team building để đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đúng trọng tâm. Một số mục tiêu phổ biến gồm:

• Tăng gắn kết nội bộ: Xây dựng tinh thần đoàn kết, tạo sự gần gũi giữa các thành viên.
• Nâng cao kỹ năng teamwork, lãnh đạo: Thông qua các thử thách, trò chơi nhóm giúp rèn khả năng phối hợp, giải quyết vấn đề và phát hiện tố chất lãnh đạo.
• Tái tạo năng lượng, tri ân nhân sự: Giúp nhân viên được thư giãn, lấy lại hứng khởi, đồng thời thể hiện sự quan tâm, ghi nhận đóng góp của công ty.
• Giao lưu giữa các phòng ban hoặc công ty thành viên: Tạo cơ hội mở rộng quan hệ, phá bỏ “rào cản” giữa các bộ phận, thúc đẩy hợp tác lâu dài.

Bước 2 – Xác định đối tượng & số lượng người tham gia

Sau khi đã xác định mục tiêu, bước tiếp theo là làm rõ đối tượng sẽ tham gia chương trình và quy mô số lượng. Điều này quyết định hình thức, địa điểm, kịch bản trò chơi phù hợp. Một số nhóm đối tượng thường được lựa chọn:

• Nhân sự toàn công ty / từng phòng ban: Giúp gắn kết tổng thể, truyền thông văn hóa doanh nghiệp rộng khắp.
• Nhân viên mới / nhóm dự án: Hỗ trợ hòa nhập nhanh, thúc đẩy tinh thần làm việc và gắn kết sớm.
• Cấp quản lý / cấp nhân viên: Tạo cơ hội rèn luyện kỹ năng điều hành, hoạch định, hoặc xây dựng niềm tin giữa các cấp.

Bước 3 – Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian và địa điểm là yếu tố then chốt quyết định không khí, hình thức tổ chức cũng như ngân sách của chương trình team building. Cần xác định rõ:

Thời gian tổ chức:

• Trong ngày (full day): Phù hợp với các chương trình vừa kết hợp hoạt động gắn kết, vừa đào tạo ngắn.
• Nửa ngày: Thường tổ chức vào buổi sáng hoặc chiều, thích hợp khi quỹ thời gian hạn chế.
• Qua đêm (2 ngày 1 đêm hoặc hơn): Dành cho team building kết hợp du lịch nghỉ dưỡng, giúp nhân viên có thời gian trải nghiệm sâu hơn.

Địa điểm tổ chức:

• Ngoài trời: Công viên, bãi biển, khu du lịch sinh thái… thích hợp các hoạt động vận động thể chất, tạo không khí thoải mái.
• Trong nhà: Hội trường, nhà hàng, khách sạn, phù hợp khi cần không gian kín, tránh mưa gió.
• Tại văn phòng: Tiết kiệm chi phí, tiện lợi nhưng cần sắp xếp không gian để tạo không khí mới lạ.
• Resort / khu nghỉ dưỡng: Lý tưởng cho chương trình gắn kết kết hợp nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng.

Việc lựa chọn địa điểm nên cân đối với mục tiêu chương trình, số lượng người tham gia và ngân sách dự kiến.

Bước 4 – Dự trù ngân sách

Dự trù ngân sách giúp công ty kiểm soát chi phí, tránh phát sinh vượt ngoài khả năng chi trả và lựa chọn phương án tổ chức phù hợp. Một số hạng mục cần tính toán bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm: Phí thuê bãi biển, resort, khách sạn, nhà hàng, hội trường hoặc địa điểm dã ngoại.
• Ăn uống, di chuyển: Xe đưa đón, phí xăng dầu, bữa chính, tiệc nhẹ, nước uống, trái cây, tiệc gala (nếu có).
• Đạo cụ trò chơi, thuê MC, âm thanh ánh sáng: Chi phí chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, backdrop, sân khấu; mua hoặc thuê đạo cụ team building; thuê MC dẫn chương trình, hoạt náo viên, đội setup, quay phim, chụp hình…
• Quà tặng, phần thưởng: Các phần quà, cúp lưu niệm, huy chương để trao cho đội thắng cuộc hoặc cho thành viên tham gia nhằm tạo động lực và lưu giữ kỷ niệm.

Việc dự trù ngân sách càng chi tiết càng tốt, giúp dễ điều chỉnh các hạng mục của kế hoạch team building khi cần cắt giảm hoặc phát sinh thêm.

Bước 5 – Lên kịch bản chương trình

Kịch bản chi tiết là “xương sống” giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, liền mạch, tránh bị lúng túng hay gián đoạn. Khi xây dựng kịch bản, cần chú ý:

• Timeline theo giờ cụ thể: Xác định rõ từng khung giờ: đón khách, khởi động, chơi chính, giải lao, ăn uống, giao lưu, bế mạc…

Ví dụ:

08:00 – Tập trung, phát quà đội
08:30 – Khởi động, chia đội
09:00 – Chuỗi trò chơi team building
11:00 – Tổng kết, trao giải, chụp ảnh
11:30 – Kết thúc, ăn trưa

• Danh sách trò chơi – cách chơi – đạo cụ: Liệt kê các trò chơi, mô tả ngắn cách chơi, luật và các đạo cụ cần chuẩn bị.

Ví dụ: Vượt trạm tiếp sức cần trang bị dây thừng, cọc tiêu, bao bố…

• MC – hoạt náo viên: Phân công rõ MC điều hành chính, người hỗ trợ hoạt náo, điều phối trò chơi và đảm bảo người dẫn có kịch bản chi tiết chương trình để giữ nhịp.
• Phần tổng kết, trao giải, chụp hình: Xác định phần tổng kết ý nghĩa, công bố đội thắng, trao giải thưởng, quà lưu niệm và tổ chức chụp hình lưu niệm.

Kịch bản càng cụ thể, đội ngũ thực hiện càng dễ phối hợp nhịp nhàng, mang đến chương trình đạt hiệu quả và thành công.

Bước 6 – Phân công nhiệm vụ & triển khai

Để chương trình team building diễn ra suôn sẻ, cần phân công rõ ràng các nhóm phụ trách, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót công việc. Các nhóm chính thường được chia thành:

Nhóm hậu cần:

• Chuẩn bị đạo cụ, vật dụng, quà tặng, nước uống, áo đội.
• Kiểm tra địa điểm, setup bàn ghế, banner, backdrop.

Nhóm truyền thông:

• Thiết kế thư mời, poster nội bộ, video teaser.
• Đưa tin trước – trong – sau sự kiện, tổng hợp hình ảnh, clip để lan tỏa tinh thần team building

Nhóm quản trò:

• MC chính, hoạt náo viên dẫn dắt trò chơi, chia đội, hô khẩu hiệu.
• Đảm bảo không khí sôi động, các đội tham gia nhiệt tình.

Nhóm kỹ thuật:

• Quản lý âm thanh, micro, nhạc nền, ánh sáng.
• Đảm bảo máy chiếu, loa kéo, thiết bị điện vận hành ổn định.

Ngoài ra có thể thêm nhóm quay phim – chụp ảnh, nhóm y tế/xử lý tình huống để kịp thời hỗ trợ khi cần. Việc phân công càng rõ, chương trình càng trơn tru và chuyên nghiệp.

Bước 7 – Đánh giá và tổng kết sau chương trình

Hoạt động tổng kết giúp nhìn lại toàn bộ chương trình, đo lường hiệu quả so với mục tiêu ban đầu và rút kinh nghiệm cho lần sau. Cần thực hiện:

Ghi nhận phản hồi:

• Thu thập ý kiến từ người tham gia thông qua khảo sát nhanh, bảng đánh giá hoặc phỏng vấn ngắn
• Lắng nghe các góp ý để biết điểm mạnh, hạn chế.

Đánh giá mục tiêu đạt được:

• Đối chiếu với mục tiêu đề ra ban đầu (tăng gắn kết, nâng cao kỹ năng teamwork, giao lưu…) xem mức độ hoàn thành.
• Ghi chú các kết quả nổi bật (tinh thần tập thể, năng lượng mới…).

Báo cáo lãnh đạo:

• Lập báo cáo tổng kết chi phí, hình ảnh, video, phản hồi của nhân sự để gửi cấp trên.
• Qua đó khẳng định giá trị của chương trình và dễ dàng đề xuất cho các hoạt động sau.

Xem ngay: Hướng dẫn tổ chức team building hiệu quả thành công cho doanh nghiệp

Mẫu kế hoạch team building tham khảo

Mẫu tham khảo dưới đây giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch team building phù hợp cho toàn công ty, phòng ban hay nhóm dự án, đảm bảo tiết kiệm chi phí, đạt mục tiêu gắn kết và tái tạo năng lượng cho nhân sự.

Lưu ý: Các con số trong mẫu chỉ mang tính giả định

Lưu ý khi lập kế hoạch team building

Lập kế hoạch team building cần lưu ý những điểm sau:

1. Bám sát văn hóa & mục tiêu doanh nghiệp

• Chương trình cần phù hợp với giá trị, phong cách văn hóa doanh nghiệp và đối tượng tham gia (lứa tuổi, tính cách).
• Xác định rõ mục tiêu chính: gắn kết, đào tạo kỹ năng teamwork, tri ân nhân viên hay giao lưu các phòng ban.

2. Đảm bảo phù hợp thể lực & thời tiết

• Không chọn các hoạt động quá nặng hoặc nguy hiểm, nhất là khi có nhân viên lớn tuổi hoặc sức khỏe hạn chế.
• Kiểm tra kỹ dự báo thời tiết nếu tổ chức ngoài trời.

3. Cân đối ngân sách, tránh phát sinh không kiểm soát

• Dự trù chi phí chi tiết từng hạng mục, luôn để khoảng 10–15% ngân sách dự phòng.
• Nhận báo giá ít nhất 2-3 nhà cung cấp để có phương án tối ưu.

4. Thiết kế timeline logic, không quá dày đặc

• Sắp xếp thời gian nghỉ ngơi, ăn uống hợp lý giữa các trò chơi.
• Đảm bảo có thời gian chụp hình, giao lưu thoải mái thay vì chỉ chạy theo kịch bản.

5. Đảm bảo an toàn & hỗ trợ khẩn cấp

• Kiểm tra bảo hiểm, xe cứu thương gần địa điểm, chuẩn bị tủ thuốc y tế.
• Luôn có phương án thay thế nếu thời tiết xấu (phòng trong nhà).

Xóa bỏ nỗi lo khi phải tự lực quán xuyến tất cả công việc với Dịch vụ tổ chức team building chuyên nghiệp từ A – Z của VietPower. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn nhanh nhất và chính xác nhất.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://tochucteambuilding.net/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM