Chi phí tổ chức gala dinner luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm khi lên kế hoạch cho sự kiện cuối năm hay dịp tri ân khách hàng. Bài viết sau của VietPower sẽ giúp bạn hiểu rõ các hạng mục chi phí, tham khảo bảng báo giá thực tế và gợi ý những mẹo tối ưu ngân sách thông minh để tổ chức gala dinner ấn tượng, chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm.

Tổng hợp các loại chi phí tổ chức gala dinner

Để có một sự kiện thành công và tối ưu ngân sách, việc hiểu rõ các hạng mục chi phí tổ chức Gala Dinner là rất cần thiết. Chi phí tổ chức thường được chia thành 4 nhóm chính, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dự toán và điều chỉnh mức đầu tư.

1. Chi phí thuê địa điểm & ẩm thực

Đây là nhóm chi phí cố định và chiếm tỷ trọng lớn nhất, liên quan trực tiếp đến số lượng khách mời và lựa chọn địa điểm tổ chức.

• Phí thuê mặt bằng/Địa điểm: Chi phí thuê sân vườn, bãi cỏ hoặc khu vực rooftop riêng biệt nếu không sử dụng dịch vụ ăn uống trọn gói của khách sạn.
• Chi phí Ẩm thực & Đồ uống: Bao gồm chi phí cho Set Menu (bàn tiệc), Buffet hoặc Cocktail, thường tính theo đầu người và bao gồm đồ uống cơ bản.
• Phụ phí dịch vụ: Khoản phí dịch vụ bắt buộc (thường 5% – 10%) tính trên tổng hóa đơn F&B, áp dụng tại các khách sạn 4-5 sao.
• Phụ phí đồ uống mang ngoài: Chi phí phát sinh nếu khách hàng muốn mang các loại rượu hoặc đồ uống khác từ bên ngoài vào địa điểm tổ chức.

2. Chi phí sản xuất & kỹ thuật

Nhóm chi phí sản xuất và kỹ thuật quyết định sự hoành tráng và tính thẩm mỹ của đêm tiệc, thay đổi lớn tùy thuộc vào concept và yêu cầu về hiệu ứng sân khấu.

• Sân khấu & Thiết kế: Chi phí thiết kế và thi công sân khấu chính, lắp đặt màn hình LED hoặc hệ thống backdrop trang trí theo chủ đề sự kiện.
• Âm thanh, Ánh sáng chuyên nghiệp: Hệ thống loa, mic, đèn chiếu sáng, đèn trang trí và thiết bị tạo hiệu ứng phục vụ sự kiện ngoài trời, chịu được điều kiện môi trường.
• Thiết bị dự phòng & Cơ bản: Chi phí thuê nhà bạt, dù lớn (phương án chống mưa/nắng), thuê bàn ghế, thảm trải cho khu vực tiệc ngoài trời.
• Trang trí cảnh quan: Bao gồm trang trí khu vực tiệc, cổng chào, bàn Gallery, hoa tươi, cây xanh và các vật phẩm trang trí theo chủ đề sự kiện.

3. Chi phí nhân sự & biểu diễn 

Đây là chi phí cho yếu tố con người, tạo ra không khí sôi động và hấp dẫn cho đêm Gala Dinner ngoài trời của bạn.

• Thù lao MC: Chi phí thuê người dẫn chương trình để điều phối và kết nối các hoạt động trong suốt sự kiện.
• Tiết mục nghệ thuật: Chi phí thuê các đội ngũ biểu diễn chuyên nghiệp như ban nhạc (acoustic, ban nhạc sống), nhóm nhảy, ca sĩ hoặc DJ.
• Nhân sự hỗ trợ sự kiện: Chi phí thuê đội ngũ PG/PB (Lễ tân), nhân viên an ninh, kỹ thuật viên hỗ trợ để đảm bảo sự kiện diễn ra trật tự, suôn sẻ.

4. Chi phí quản lý và phát sinh

Khoản chi phí tổ chức gala dinner cần thiết để đảm bảo chất lượng, tính chuyên nghiệp trong khâu tổ chức và xử lý các tình huống bất ngờ.

• Chi phí tổ chức & quản lý dự án: Phí quản lý, phí sáng tạo concept, và phí điều phối toàn bộ sự kiện do đơn vị tổ chức đảm nhiệm.
• Quay phim, chụp ảnh: Chi phí thuê đội ngũ chuyên nghiệp để ghi lại hình ảnh, video chất lượng cao và dựng clip highlight sự kiện.
• Ngân sách dự phòng rủi ro: Một khoản ngân sách cần thiết (thường 10% – 15% tổng chi phí) để dự trù cho các chi phí phát sinh hoặc xử lý các vấn đề đột xuất, đặc biệt là rủi ro thời tiết khi tổ chức ngoài trời.

Bảng báo giá chi phí tổ chức gala dinner (Tham khảo)

Để giúp doanh nghiệp hoặc tập thể dễ dàng hình dung ngân sách cần chuẩn bị, dưới đây là bảng báo giá chi phí tổ chức gala dinner được tổng hợp theo từng hạng mục cơ bản. Mức giá có thể thay đổi tùy vào quy mô, địa điểm và phong cách sự kiện.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức gala dinner

Chi phí tổ chức gala dinner có thể chênh lệch rất lớn giữa các đơn vị, phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Việc hiểu rõ những yếu tố này giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh ngân sách phù hợp mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện.

1. Quy mô sự kiện

Quy mô là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định mức chi phí tổng thể. Càng nhiều khách mời tham dự, các hạng mục phục vụ, trang trí và kỹ thuật càng cần đầu tư lớn hơn.

• Số lượng khách mời: Tăng số lượng khách đồng nghĩa phải mở rộng không gian, chuẩn bị thêm bàn tiệc, nhân sự phục vụ và quà tặng.
• Mức độ tổ chức: Sự kiện nhỏ (dưới 100 khách) có thể gọn nhẹ, còn chương trình quy mô lớn thường cần thêm tiết mục biểu diễn, MC chuyên nghiệp và dàn dựng hoành tráng.
• Yêu cầu hậu cần: Quy mô lớn đòi hỏi kế hoạch chi tiết hơn về âm thanh, ánh sáng và quản lý khách mời.

2. Địa điểm tổ chức

Chi phí địa điểm thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng ngân sách gala dinner. Mức giá thay đổi tùy thuộc vào vị trí, không gian và tiện nghi đi kèm.

• Địa điểm cao cấp: Nhà hàng sang trọng, khách sạn 4–5 sao hoặc resort có chi phí thuê cao hơn, bù lại mang đến hình ảnh chuyên nghiệp và đẳng cấp.
• Không gian ngoài trời: Thường phát sinh thêm chi phí cho sân khấu, mái che, ánh sáng, âm thanh hoặc trang trí theo concept mở.
• Vị trí địa lý: Tổ chức trong trung tâm thành phố sẽ thuận tiện di chuyển nhưng tốn kém hơn so với các khu vực ngoại ô.

3. Concept chương trình

Mỗi gala dinner đều cần một concept riêng để tạo dấu ấn, và chi phí cũng phụ thuộc lớn vào mức độ sáng tạo của ý tưởng đó. Concept càng độc đáo, đầu tư càng cao.

• Ý tưởng chủ đề: Các concept cầu kỳ (như dạ tiệc hoàng gia, tiệc ngoài trời phong cách châu Âu…) cần nhiều chi phí thiết kế, đạo cụ và trang trí đặc biệt.
• Trang trí và sân khấu: Backdrop, hệ thống đèn, đạo cụ biểu diễn đều phải phù hợp chủ đề, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí tổng thể.
• Trình diễn nghệ thuật: Mời ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục đặc biệt sẽ khiến ngân sách tăng lên đáng kể.

4. Thời điểm tổ chức

Thời điểm tổ chức cũng tác động rõ rệt đến chi phí tổ chức gala dinner. Mùa cao điểm cuối năm thường có giá dịch vụ và địa điểm cao hơn bình thường.

• Mùa cao điểm: Tháng 11–12 là giai đoạn nhiều doanh nghiệp tổ chức tiệc tất niên, khiến chi phí thuê địa điểm và nhân sự tăng.
• Ngày cuối tuần: Các ngày thứ 6, thứ 7 thường có giá cao hơn do nhu cầu lớn.
• Đặt sớm hay gấp: Đặt dịch vụ sớm giúp tiết kiệm chi phí, trong khi đặt cận ngày dễ bị đội giá hoặc thiếu lựa chọn.

5. Các yếu tố khác ảnh hưởng tới chi phí tổ chức gala dinner

Ngoài các yếu tố chính, nhiều chi tiết nhỏ khác cũng góp phần làm tăng hoặc giảm ngân sách tổng thể của buổi tiệc.

• Thiết bị kỹ thuật: Sử dụng màn LED lớn, hệ thống âm thanh chuyên nghiệp hoặc máy chiếu 3D đều tốn thêm chi phí.
• Nhân sự sự kiện: Bao gồm MC, PG, kỹ thuật viên, bảo vệ… số lượng càng nhiều thì tổng chi càng tăng.
• Quà tặng & hoạt động phụ trợ: Quà lưu niệm, mini-game, lucky draw cũng là hạng mục cần dự trù kỹ lưỡng để không vượt ngân sách.

Mẹo tối ưu chi phí tổ chức gala dinner tiết kiệm

Với một chút tính toán và linh hoạt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổ chức gala dinner chỉn chu, đáng nhớ mà không cần chi quá nhiều. Dưới đây là một số mẹo tiết kiệm hiệu quả:

• Tận dụng khung giờ và ngày ít người đặt: Nhiều nhà hàng, khách sạn giảm giá mạnh cho tiệc đặt vào giữa tuần hoặc khung giờ sớm (trước 18h). Việc chọn thời điểm này không ảnh hưởng đến chất lượng buổi tiệc nhưng giúp tiết kiệm tới 10–20% chi phí thuê địa điểm.
• Chọn hình thức tiệc buffet hoặc finger food: Thay vì set menu phục vụ tại bàn, buffet hoặc tiệc nhẹ giúp khách di chuyển linh hoạt, giao lưu nhiều hơn và giảm chi phí nhân viên phục vụ, đồng thời hạn chế lượng thức ăn dư thừa.
• Dùng backdrop điện tử hoặc thiết kế tái sử dụng: Màn hình LED có thể thay đổi giao diện linh hoạt cho từng phần chương trình, còn backdrop in bạt có thể bảo quản và dùng lại cho các sự kiện nội bộ khác. Cách này vừa tiết kiệm chi phí in ấn, vừa giữ hình ảnh chuyên nghiệp.
• Tập trung vào nội dung chính, hạn chế tiết mục phụ: Thay vì mời quá nhiều nghệ sĩ hoặc nhóm biểu diễn, nên đầu tư vào 1–2 tiết mục nổi bật gắn với chủ đề chương trình. Điều này giúp rút gọn thời lượng, giảm chi phí và tạo điểm nhấn rõ ràng hơn cho buổi tiệc.

Tổ chức gala dinner không chỉ là dịp để tổng kết hành trình, tri ân khách hàng và nhân viên, mà còn là cơ hội thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các hạng mục chi phí tổ chức gala dinner, lựa chọn địa điểm phù hợp và áp dụng những mẹo tiết kiệm thông minh sẽ giúp bạn tổ chức một buổi tiệc trọn vẹn, ấn tượng mà vẫn tối ưu ngân sách. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://tochucteambuilding.net/ 
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@v-holdings.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà HQ Building, 193C Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM