Chi phí tổ chức team building là yếu tố quan trọng cần cân nhắc để chương trình diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm ngân sách. VietPower cung cấp giải pháp tư vấn và triển khai team building trọn gói, giúp tối ưu chi phí, lựa chọn địa điểm, trò chơi và dịch vụ phù hợp.

10 loại chi phí tổ chức team building phổ biến

Tổ chức một chương trình team building thành công cần tính toán đầy đủ các loại chi phí để sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả tối đa. Lập kế hoạch chi phí tổ chức team building chi tiết giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý, tránh phát sinh ngoài ý muốn và đảm bảo trải nghiệm tốt cho nhân viên.

1. Chi phí thuê địa điểm

Địa điểm tổ chức quyết định không gian, tiện ích và trải nghiệm của người tham gia. Lựa chọn địa điểm phù hợp giúp các hoạt động diễn ra thuận lợi, an toàn và hấp dẫn.

• Chi phí thuê không gian: Đây là khoản chi trả cho việc sử dụng sảnh, phòng họp hoặc khu vực ngoài trời, tùy theo diện tích và vị trí, giúp đảm bảo tất cả nhân viên có chỗ tham gia thoải mái.
• Chi phí bảo vệ và an ninh: Một số địa điểm yêu cầu có nhân viên bảo vệ hoặc kiểm soát ra vào, nhằm đảm bảo an toàn cho người tham gia và bảo vệ tài sản.

2. Chi phí di chuyển

Di chuyển thuận tiện giúp nhân viên đến nơi tổ chức đúng giờ và giữ tinh thần thoải mái. Đặc biệt với team building ngoài thành phố, chi phí di chuyển thường chiếm phần lớn ngân sách vận hành.

• Thuê xe đưa đón: Bao gồm chi phí thuê xe ô tô, minibus hoặc xe khách để đưa đón nhân viên, đảm bảo tất cả mọi người di chuyển an toàn và đúng giờ.
• Chi phí xăng dầu, cầu đường: Đây là khoản dự trù cho nhiên liệu và phí cầu đường, giúp tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách trong quá trình di chuyển.
• Chi phí bảo hiểm vận chuyển: Bao gồm phí bảo hiểm tai nạn hoặc rủi ro trong quá trình di chuyển, giúp đảm bảo an toàn tối đa cho người tham gia.

3. Chi phí ăn uống

Bữa ăn đầy đủ và chất lượng giúp nhân viên có năng lượng tham gia các hoạt động. Nước uống và snack giữ sự hứng khởi suốt chương trình.

• Bữa chính: Bao gồm bữa trưa hoặc tối tùy theo lịch trình, cung cấp đầy đủ năng lượng và dưỡng chất cho người tham gia.
• Bữa phụ và nước uống: Bao gồm snack, trái cây, nước lọc và nước trái cây giúp nhân viên duy trì năng lượng, không bị mệt mỏi giữa các hoạt động.
• Dịch vụ phục vụ tại chỗ: Bao gồm nhân viên setup buffet, phục vụ nước uống, dọn dẹp sau bữa ăn, giúp tiết kiệm thời gian và tạo trải nghiệm thoải mái cho người tham gia.

4. Chi phí nhân sự

Nhân sự tổ chức quyết định sự mượt mà và thành công của chương trình. Một đội ngũ chuyên nghiệp giúp mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hấp dẫn hơn.

• MC, quản trò: Người dẫn chương trình và quản trò hướng dẫn luật chơi, tạo không khí sôi động, giúp mọi người tham gia tích cực hơn.
• Hậu cần – điều phối: Nhân sự này chuẩn bị đạo cụ, quản lý tiến độ, hỗ trợ các bộ phận khác để chương trình diễn ra đúng kế hoạch và trật tự.
• Nhân viên hỗ trợ: Bao gồm những người setup, di chuyển, kiểm tra an toàn, xử lý sự cố trong suốt quá trình tổ chức để mọi thứ luôn ổn định.

5. Chi phí đạo cụ trò chơi

Đạo cụ giúp các trò chơi sinh động, hấp dẫn và kích thích tinh thần đồng đội. Trò chơi đa dạng mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho nhân viên.

• Đạo cụ cứng: Bao gồm bóng, dây thừng, cờ, phao… giúp trò chơi diễn ra đúng luật, an toàn và thú vị hơn.
• Đạo cụ trang trí: Banner, backdrop và phụ kiện nhỏ giúp tạo không gian vui vẻ, bắt mắt, tăng tính hấp dẫn cho người tham gia.
• Đạo cụ an toàn: Bao gồm mũ bảo hộ, găng tay và vật dụng hỗ trợ khác, đảm bảo nhân viên chơi game mà không gặp nguy hiểm.

6. Chi phí in ấn, thiết kế

In ấn và thiết kế giúp chương trình trở nên chuyên nghiệp, đồng bộ và truyền tải thông điệp rõ ràng. Tài liệu hỗ trợ người tham gia hiểu luật chơi và tiến trình sự kiện.

• Thiết kế ấn phẩm: Bao gồm logo, poster, backdrop, chương trình hướng dẫn, giúp chương trình đồng bộ, bắt mắt và dễ theo dõi.
• In ấn tài liệu: Lịch trình, bảng hướng dẫn, thẻ tên giúp nhân viên tham gia dễ hiểu và không bị nhầm lẫn khi chơi các trò chơi.
• Phụ kiện in: Sticker, brochure, túi quà giúp tăng tính nhận diện thương hiệu, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp cho chương trình.
• Chi phí trang trí: Bao gồm backdrop, banner, băng rôn và các vật dụng trang trí khác để tạo không gian vui vẻ, chuyên nghiệp và hấp dẫn cho chương trình.

7. Chi phí âm thanh, ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng tạo không khí, giúp người tham gia hứng thú và tập trung hơn. Hệ thống chất lượng đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ.

• Âm thanh: Loa, micro, nhạc nền giúp tạo nhịp điệu cho chương trình, đồng thời tất cả nhân viên nghe rõ hướng dẫn và thông tin.
• Ánh sáng: Đèn sân khấu, đèn chiếu sáng khu vực trò chơi giúp không gian vui vẻ, sôi động và an toàn cho người tham gia.
• Kỹ thuật viên: Nhân viên kỹ thuật vận hành thiết bị, xử lý sự cố và đảm bảo âm thanh, ánh sáng ổn định suốt chương trình.

8. Chi phí media

Media giúp lưu giữ hình ảnh, video và quảng bá sự kiện, tạo ấn tượng mạnh cho nhân viên và khách mời. Nội dung media chất lượng còn phục vụ truyền thông sau chương trình.

• Quay phim, chụp ảnh: Ghi lại các hoạt động và khoảnh khắc nổi bật, giúp làm tư liệu truyền thông và lưu giữ kỷ niệm cho nhân viên.
• Livestream, phát sóng: Cho phép mọi người theo dõi chương trình trực tiếp, đặc biệt khi kết nối nhiều địa điểm hoặc tham gia online.
• Biên tập hậu kỳ: Chỉnh sửa, dựng video và hình ảnh để sử dụng lại cho báo cáo, quảng bá hoặc truyền thông nội bộ.

9. Chi phí quà tặng lưu niệm

Quà tặng tạo sự hứng thú, khích lệ và ghi dấu ấn cho người tham gia, đồng thời thể hiện sự tri ân từ doanh nghiệp.

• Quà tặng cá nhân: Áo thun, mũ, balo, bình nước có logo giúp nhân viên nhớ đến sự kiện lâu dài và cảm thấy được quan tâm.
• Quà tặng tập thể: Cúp, huy chương, phần thưởng nhóm giúp khích lệ tinh thần đồng đội, tạo cảm giác công nhận và vui vẻ khi tham gia.
• Bao bì và đóng gói: Túi, hộp, thẻ cảm ơn đi kèm quà giúp quà tặng trở nên đẹp mắt, chuyên nghiệp và ý nghĩa hơn.

10. Chi phí truyền thông

Truyền thông giúp tăng nhận diện sự kiện, khuyến khích nhân viên tham gia và tạo tiếng vang bên ngoài doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông bài bản giúp thu hút sự quan tâm và nâng cao uy tín doanh nghiệp.

• Thông báo nội bộ: Email, poster, group chat giúp nhân viên nắm được chi tiết chương trình, thời gian và địa điểm để sắp xếp tham gia đúng giờ.
• Truyền thông mạng xã hội: Hình ảnh, video, bài viết giúp quảng bá sự kiện và ghi lại những khoảnh khắc nổi bật để chia sẻ với mọi người.
• PR và quảng bá: Thông cáo, bài viết gửi đến các kênh truyền thông bên ngoài giúp tăng uy tín và nâng cao nhận diện thương hiệu doanh nghiệp.

Bảng báo giá chi phí tổ chức team building chi tiết

Bảng báo giá dưới đây giúp doanh nghiệp dự trù chi phí tổ chức team building hợp lý, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

5 mẹo tối ưu chi phí tổ chức team building hiệu quả

Tổ chức team building không chỉ là tạo trải nghiệm vui vẻ cho nhân viên mà còn cần tính toán chi phí hợp lý. Việc tối ưu ngân sách giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, đồng thời vẫn đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp và hấp dẫn.

1. Tối ưu chi phí địa điểm và di chuyển

Việc chọn địa điểm gần công ty hoặc thuận tiện di chuyển giúp giảm chi phí vận chuyển và thời gian đi lại. Lựa chọn địa điểm hợp lý cũng đảm bảo nhân viên tham gia đầy đủ và đúng giờ.

• Chọn địa điểm gần công ty: Giúp giảm chi phí thuê xe và xăng dầu, đồng thời tiết kiệm thời gian di chuyển cho nhân viên. 
• Sử dụng phương tiện chung: Thuê xe lớn thay vì nhiều xe nhỏ giúp tối ưu chi phí di chuyển và quản lý dễ dàng hơn. 
• Ưu tiên địa điểm đa năng: Chọn nơi có thể tổ chức cả trò chơi và ăn uống sẽ giúp giảm chi phí thuê thêm nhiều địa điểm khác. 

2. Lựa chọn trò chơi phù hợp

Trò chơi phù hợp với số lượng người và mục tiêu chương trình giúp tiết kiệm chi phí đạo cụ và nhân sự. Đồng thời vẫn đảm bảo mọi người đều tham gia và vui vẻ.

• Chọn trò chơi ít đạo cụ: Giúp giảm chi phí mua sắm hoặc thuê dụng cụ phức tạp, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị. 
• Lựa chọn trò chơi theo nhóm: Giúp nhân viên tham gia hiệu quả mà không cần quá nhiều dụng cụ hoặc không gian rộng. Hình thức này còn tăng tính đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên.
• Tối ưu thời gian trò chơi: Lập kế hoạch hợp lý để tiết kiệm chi phí nhân sự và thiết bị hỗ trợ, tránh lãng phí thời gian, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và nhân viên không cảm thấy mệt mỏi.

3. Tận dụng nguồn lực sẵn có

Sử dụng nguồn lực nội bộ giúp tiết kiệm chi phí thuê ngoài và tăng sự gắn kết giữa các bộ phận. Các vật dụng, nhân sự sẵn có cũng giúp giảm ngân sách tổ chức.

• Nhân sự nội bộ làm quản trò hoặc hỗ trợ: Giảm chi phí thuê MC, quản trò ngoài mà vẫn đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Nhân viên tham gia cũng sẽ cảm thấy gần gũi và gắn kết hơn với đồng nghiệp.
• Dụng cụ sẵn có trong công ty: Sử dụng bóng, dây thừng, cờ, phao có sẵn giúp giảm chi phí mua mới hoặc thuê ngoài. 
• Không gian công ty hoặc gần công ty: Tận dụng phòng họp hoặc sân công ty làm địa điểm tổ chức giúp giảm chi phí thuê ngoài.

4. Âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô

Đầu tư âm thanh, ánh sáng đúng mức giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn tạo không khí sôi động. Tránh lãng phí vào thiết bị quá lớn so với nhu cầu thực tế.

• Sử dụng thiết bị vừa đủ: Loa, micro, đèn chiếu sáng vừa phải phù hợp với số lượng người tham gia sẽ tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả. 
• Thuê theo gói trọn gói: Sử dụng dịch vụ âm thanh, ánh sáng trọn gói giúp tiết kiệm so với thuê từng thiết bị riêng lẻ.
  Tận dụng thiết bị sẵn có: Nếu địa điểm đã có hệ thống âm thanh, ánh sáng sẵn, tận dụng sẽ giảm được chi phí thuê ngoài. 

5. Có phương án dự phòng để tránh phát sinh không đáng có

Dự phòng chi phí cho các tình huống phát sinh giúp tránh vượt ngân sách và đảm bảo chương trình không bị gián đoạn. Lập kế hoạch dự phòng cũng giúp nhân viên an tâm hơn.

• Dự phòng chi phí nhân sự: Chuẩn bị thêm nhân viên hỗ trợ khi cần thiết để tránh phải thuê gấp với giá cao. 
• Dự phòng đạo cụ và vật dụng: Chuẩn bị sẵn dụng cụ, nước uống và vật tư cần thiết để tránh mua gấp gây tốn kém. 
• Dự phòng chi phí di chuyển và ăn uống: Tính thêm 10-15% ngân sách cho các chi phí phát sinh để chương trình diễn ra suôn sẻ. 

Một số câu hỏi thường gặp về chi phí tổ chức team building

Khi lập kế hoạch team building, nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc về ngân sách và cách tối ưu chi phí tổ chức team building thế nào. Hiểu rõ các câu hỏi phổ biến sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn, tránh phát sinh chi phí không cần thiết và tổ chức chương trình hiệu quả.

1. Chi phí tổ chức team building thường bao gồm những gì?

Chi phí tổ chức team building thường bao gồm thuê địa điểm, di chuyển, ăn uống, nhân sự, đạo cụ trò chơi, âm thanh – ánh sáng, in ấn – thiết kế, media, quà tặng lưu niệm và truyền thông. Tùy quy mô và hình thức tổ chức mà các khoản này có thể thay đổi.

2. Nên lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục hay dự trù tổng thể?

Lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục giúp theo dõi chi phí chính xác và tránh phát sinh ngoài kế hoạch. Việc dự trù tổng thể cũng giúp doanh nghiệp nắm tổng số tiền cần chuẩn bị và dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi.

3. Có nên dự trù thêm chi phí phát sinh không?

Có, nên dự trù khoảng 10-15% ngân sách cho các chi phí phát sinh như nhân sự, đạo cụ hoặc ăn uống. Việc này giúp chương trình không bị gián đoạn và tránh vượt ngân sách.

4. Chi phí team building thay đổi theo yếu tố nào?

Chi phí phụ thuộc vào số lượng người tham gia, địa điểm, hình thức tổ chức, thời gian, trò chơi lựa chọn và dịch vụ đi kèm. Lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác hơn.

Việc lập kế hoạch chi tiết và dự trù ngân sách hợp lý sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng và cách tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và nâng cao hiệu quả tổng thể. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://tochucteambuilding.net/ 
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@v-holdings.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà HQ Building, 193C Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM