Thông báo team building là văn bản chính thức giúp công ty thông tin đầy đủ về chương trình, thời gian, địa điểm và các nội dung liên quan đến sự kiện cho nhân viên. Đây là công cụ quan trọng để mọi người nắm bắt thông tin chính xác, đồng thời tăng sự hào hứng và tinh thần tham gia. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết thông báo team building chuẩn, kèm theo các mẫu và lưu ý quan trọng.

Nội dung cần có trong thông báo team building

Một thông báo team building hiệu quả sẽ giúp nhân viên có thể nắm bắt được mục tiêu chương trình, có thông tin để chuẩn bị tốt và kích thích sự hứng thú tham gia. Để đạt được điều này, thông báo cần bao gồm các phần sau:

1. Tiêu đề 

Tiêu đề là phần đầu tiên mà nhân viên nhìn thấy khi đọc thông báo, giúp nhân viên biết ngay đây là chương trình gì, từ đó sẽ có hứng thú tham gia hay không.

• Tiêu đề phải ngắn gọn, thu hút và phản ánh đúng mục đích của chương trình, ví dụ: “Thông báo Chương trình Team Building 2025 – Gắn kết tinh thần, chinh phục thử thách”.
• Một tiêu đề rõ ràng và ấn tượng sẽ tăng khả năng nhân viên đọc tiếp thông báo và quan tâm đến chương trình.

2. Thời gian và địa điểm chi tiết

Nhân viên cần biết chính xác sự kiện diễn ra khi nào và ở đâu để sắp xếp công việc, di chuyển thuận tiện và đi đúng giờ.

• Ghi rõ ngày tổ chức, giờ bắt đầu và kết thúc của chương trình.
• Cung cấp địa điểm tổ chức cụ thể (tên nơi tổ chức, địa chỉ), kèm theo hướng dẫn di chuyển hoặc phương tiện hỗ trợ nếu cần.
• Trong trường hợp chương trình diễn ra ở nhiều địa điểm, thông báo nên liệt kê thứ tự các hoạt động và thời lượng dự kiến của từng phần để mọi người có thể hình dung tổng quan và không bị lúng túng khi di chuyển.

3. Đối tượng tham gia

Trong thông báo team building, người viết cần xác định rõ những ai được mời tham gia chương trình. Điều này giúp tránh nhầm lẫn/bỏ sót và đảm bảo chương trình phù hợp với số lượng người tham dự.

• Liệt kê rõ các phòng ban, bộ phận hoặc cá nhân được mời.
• Tất cả nhân viên công ty
• Một vào phòng ban cụ thể
• Những nhân viên xuất sắc hoặc có thành tích nổi bật
• Nếu chương trình yêu cầu đăng ký trước, thông báo nên ghi rõ hạn chót và hướng dẫn cách thức đăng ký.

Việc này còn giúp ban tổ chức chuẩn bị đủ vật dụng, quà tặng, trang phục hoặc các sắp xếp cần thiết cho từng đối tượng tham dự.

4. Nội dung chương trình chi tiết

Nội dung chương trình chi tiết là điều không thể thiếu trong thông báo. Thông tin này giúp nhân viên nắm được tổng quan sự kiện, biết trước các hoạt động, từ đó chuẩn bị tinh thần và trang phục.

• Liệt kê các hoạt động chính như trò chơi teambuilding, phần thi nhóm, hội thảo kỹ năng, gala dinner, chương trình trao giải, văn nghệ,…
• Nêu thời lượng dự kiến của từng hoạt động.
• Có thể kèm mục tiêu của từng phần (ví dụ: rèn luyện tinh thần đồng đội, tăng kỹ năng lãnh đạo, giải trí thư giãn).

5. Chuẩn bị và yêu cầu

Với chương trình team building, ngoài những thông tin về sự kiện, người tổ chức cũng cần phải có đưa ra những yêu cầu cho khách mời khi tham gia. Sự chuẩn bị này giúp nhân viên trang bị đầy đủ vật dụng, tuân thủ an toàn và tham gia một cách thuận tiện, hiệu quả.

• Nêu trang phục phù hợp: thể thao, năng động, lịch sự,…
• Liệt kê các vật dụng cần mang theo: nước uống, mũ, thẻ nhân viên,…
• Đưa ra các quy định về an toàn, ví dụ: không chạy nhảy nơi nguy hiểm, tuân thủ hướng dẫn của ban tổ chức.
• Nhấn mạnh các lưu ý đặc biệt nếu có, như giữ vệ sinh, hạn chế sử dụng điện thoại trong trò chơi, đúng giờ,…

6. Thông tin liên hệ hỗ trợ

Đây là phần thông báo team building rất cần thiết để nhân viên dễ dàng hỏi đáp, đăng ký hoặc gửi phản hồi khi cần. Thông báo nên nêu rõ:

• Cung cấp tên, số điện thoại, email của người phụ trách chương trình hoặc phòng nhân sự.
• Nếu có nhóm chat, link đăng ký trực tuyến hoặc form khảo sát, đính kèm để nhân viên tiện theo dõi và phản hồi.
• Cung cấp tên, số điện thoại và email của người phụ trách để nhân viên có thể hỏi đáp, đăng ký hoặc phản hồi kịp thời. Nếu có nhóm chat, link đăng ký trực tuyến hay form khảo sát, cũng nên đính kèm để tiện theo dõi.

Việc cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ không chỉ giúp nhân viên yên tâm, mà còn hỗ trợ ban tổ chức cập nhật nhanh danh sách người tham gia, xử lý kịp thời các phát sinh trước khi chương trình diễn ra.

Cách viết thông báo team building

Để một thông báo team building thực sự hiệu quả, người viết không chỉ cần đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết, mà còn phải trình bày rõ ràng, dễ đọc và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng bạn nên áp dụng:

1. Hiểu rõ chương trình trước khi bắt đầu viết 

Trước khi soạn bất kỳ câu chữ nào, điều quan trọng đầu tiên là bạn cần có cái nhìn tổng thể về chương trình team building sắp diễn ra. Hãy dành thời gian trả lời những câu hỏi sau:

1.1. Mục tiêu của chương trình là gì?

Đây là buổi team building nhằm giúp nhân viên xả stress, tăng sự gắn kết giữa các phòng ban, hay là cơ hội để đào tạo kỹ năng mềm, truyền cảm hứng làm việc?

1.2. Địa điểm tổ chức ra sao?

Chương trình sẽ được tổ chức ngoài trời (ví dụ: bãi biển, khu sinh thái, vùng núi…) hay trong nhà (phòng hội thảo, resort…)? Có yêu cầu di chuyển xa hay không?

1.3. Ai sẽ tham gia?

• Sự kiện dành cho toàn thể công ty, một phòng ban cụ thể, hay là phần thưởng dành riêng cho những nhân viên xuất sắc?
• Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn xác định được giọng điệu phù hợp khi viết thông báo, từ đó tạo được ấn tượng ban đầu đúng với tinh thần của chương trình.

Ví dụ cụ thể:

• Nếu chương trình là team building ngoài trời với nhiều trò chơi vận động, bạn nên sử dụng lối viết sôi nổi, hào hứng và khơi dậy tinh thần năng động: “Bạn đã sẵn sàng để bung xõa, vượt giới hạn và cùng đồng đội giành chiến thắng chưa?”
• Ngược lại, nếu chương trình kết hợp với gala dinner hoặc lễ tri ân, giọng văn nên trang trọng, nhẹ nhàng hơn để phù hợp với không khí thân mật, ấm áp: “Đây là dịp để chúng ta cùng nhìn lại một hành trình đáng tự hào, và tri ân những nỗ lực thầm lặng đã làm nên thành công của tập thể.”

2. Mở đầu thông báo team building bằng lời mời gợi cảm hứng

Phần mở đầu chính là ấn tượng đầu tiên khi người đọc nhìn vào thông báo. Nếu bạn chỉ đơn giản ghi dòng “Thông báo chương trình team building…”, thì sẽ rất dễ bị bỏ qua vì quá khô khan và thiếu cảm xúc.

Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng một lời mời gần gũi, thân thiện – như đang trực tiếp rủ mọi người cùng tham gia một chuyến đi thú vị. Một phần mở đầu hiệu quả sẽ giúp người đọc cảm thấy hào hứng, muốn tìm hiểu kỹ hơn và sẵn sàng đăng ký ngay.

2.1. Làm sao để viết mở đầu thu hút?

Trước khi viết, bạn có thể tự đặt những câu hỏi đơn giản như:

• Nhân viên đang cảm thấy thế nào sau chuỗi ngày làm việc?
• Chương trình team building này mang lại điều gì đặc biệt?
• Tại sao họ nên mong chờ sự kiện này?

Từ đó, bạn sẽ dễ dàng chọn được cách diễn đạt phù hợp. Dưới đây là 3 hướng mở đầu thông báo team building thường được sử dụng và mang lại hiệu quả cao:

Gợi cảm xúc – chạm đến nhu cầu nghỉ ngơi, thư giãn

• Hãy bắt đầu bằng một câu gợi nhắc về sự mệt mỏi, áp lực trong công việc, rồi khéo léo đưa ra lời mời tham gia như một cách để “nạp lại năng lượng”. 
• Ví dụ: “Sau chuỗi ngày làm việc căng thẳng và chạy deadline liên tục, đã đến lúc chúng ta tạm gác lại mọi áp lực để cùng nhau trải nghiệm một ngày vui trọn vẹn, đầy tiếng cười và năng lượng tích cực.”

Nhấn mạnh tinh thần đồng đội – mỗi người đều quan trọng

• Hãy cho người đọc thấy rằng sự góp mặt của họ có ý nghĩa và đây là dịp để mọi người thêm gắn bó, thấu hiểu nhau hơn.
• Ví dụ: “Mỗi thành viên đều là một phần quan trọng của tập thể. Team building lần này là cơ hội để chúng ta cùng kết nối, chia sẻ và tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ.”

Tạo sự tò mò – hé lộ điều bất ngờ đang chờ đón

• Bạn không cần tiết lộ hết nội dung chương trình, chỉ cần gợi mở một vài yếu tố thú vị cũng đủ khiến người đọc tò mò và muốn tham gia.
• Ví dụ: “Bạn đã sẵn sàng bước vào một hành trình với những thử thách bất ngờ, trò chơi hấp dẫn và phần thưởng thú vị? Hành trình team building lần này sẽ mang đến nhiều điều vượt xa mong đợi!”

Gợi ý ví dụ phần mở đầu hoàn chỉnh:

“Sau những ngày làm việc căng thẳng, đây là lúc chúng ta cùng rời bàn làm việc, bước ra ngoài và sống trọn một ngày vui hết mình bên đồng đội. Team building 2025 sẽ là dịp để gắn kết, thử thách và tạo nên những kỷ niệm không thể quên.”

3. Trình bày thông tin rõ ràng, dễ đọc, dễ nhớ

Cách trình bày thông báo đóng vai trò rất lớn trong việc giúp người đọc tiếp cận nhanh, hiểu rõ và ghi nhớ lâu hơn. Để thông báo team building rõ ràng, khoa học và dễ nhìn, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

3.1. Chia thông tin thành từng phần nhỏ có tiêu đề rõ ràng

Hãy chia nội dung thành từng mục cụ thể để người đọc dễ dàng tra cứu. Mỗi phần nên có tiêu đề ngắn gọn, thể hiện đúng nội dung bên trong. Ví dụ như:

• Thời gian và địa điểm
• Ai sẽ tham gia
• Chương trình có những gì
• Cách đăng ký tham gia
• Những điều cần chuẩn bị
• Liên hệ hỗ trợ

Việc chia nhỏ như vậy giúp người đọc không bị rối, và có thể tìm thấy phần mình quan tâm chỉ trong vài giây.

3.2. Viết mỗi phần ngắn gọn, rõ ý

Mỗi mục nên có một đoạn giới thiệu ngắn từ 1–2 câu để người đọc hiểu mục đích, sau đó là các thông tin chi tiết được trình bày theo dòng, tránh viết thành một đoạn dài gây mỏi mắt.

3.3. Ngắt dòng hợp lý, tạo khoảng trắng giữa các phần

Hãy để khoảng trống giữa các mục để thông báo trông thoáng, dễ nhìn. Đừng để nội dung dày đặc khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Mẫu thông báo team building nội bộ

Dưới đây là mẫu thông báo team building đầy đủ, rõ ràng và dễ áp dụng, phù hợp để các doanh nghiệp sử dụng trong các chương trình nội bộ:

THÔNG BÁO CHƯƠNG TRÌNH TEAM BUILDING 2026

Chủ đề: GẮN KẾT TINH THẦN – CHINH PHỤC THỬ THÁCH

Kính gửi: Toàn thể cán bộ nhân viên công ty

Sau một thời gian dài làm việc chăm chỉ, đây là dịp để chúng ta tạm rời bàn làm việc, cùng nhau thư giãn, kết nối và tái tạo năng lượng tích cực. Chương trình team building 2026 hứa hẹn mang đến những trải nghiệm vui vẻ, ý nghĩa và gắn kết sâu sắc giữa các thành viên trong đại gia đình công ty.

1. Thông tin chương trình

• Thời gian tổ chức: Thứ Bảy, ngày 12 tháng 10 năm 2026
• Thời gian tập trung: 06h30 tại sảnh văn phòng công ty
• Thời gian khởi hành: 07h00
• Địa điểm tổ chức: Khu du lịch sinh thái ABC, huyện Sóc Sơn, Hà Nội
• Thời gian kết thúc dự kiến: 17h30 cùng ngày
• Phương tiện di chuyển: Xe ô tô do công ty bố trí

2. Đối tượng tham gia

• Toàn thể nhân viên công ty
• Một số khách mời danh dự (nếu có)

Danh sách cụ thể sẽ được phòng Hành chính – Nhân sự gửi đến từng bộ phận.

3. Nội dung chương trình

• 06h30–07h00: Tập trung – điểm danh – lên xe
• 07h00–08h30: Di chuyển đến địa điểm tổ chức
• 08h30–09h00: Khởi động – chia đội
• 09h00–11h30: Các trò chơi team building ngoài trời
• 11h30–13h00: Nghỉ ngơi – dùng bữa trưa
• 13h00–14h30: Thư giãn – hoạt động tự do
• 14h30–16h00: Chung kết thử thách đồng đội – tổng kết – trao giải
• 16h00–17h30: Di chuyển về công ty – kết thúc chương trình

Lưu ý: Lịch trình có thể thay đổi nhẹ để phù hợp với điều kiện thực tế.

4. Yêu cầu và chuẩn bị

Để chương trình diễn ra suôn sẻ, đề nghị toàn thể nhân viên lưu ý:

• Trang phục: Quần áo thể thao hoặc trang phục thoải mái, dễ vận động
• Giày dép: Ưu tiên giày thể thao, tránh giày cao gót hoặc dép trơn
• Vật dụng cá nhân: Mũ/nón, kem chống nắng, khăn mặt nhỏ, nước uống cá nhân (nếu cần)
• Không mang theo đồ dùng có giá trị cao
• Tuân thủ đúng giờ và nội quy an toàn trong suốt chương trình
  

5. Đăng ký tham gia

• Hạn đăng ký: Trước 17h00 ngày 06/10/2026
• Cách thức: Trưởng phòng/nhóm tập hợp danh sách và gửi về phòng Hành chính – Nhân sự theo mẫu đã đính kèm
• Ghi chú: Những trường hợp không thể tham gia cần báo lý do cụ thể trước thời hạn đăng ký

6. Thông tin liên hệ

• Phòng Hành chính – Nhân sự
• Người phụ trách: Nguyễn Thị Mai
• Số điện thoại: 0987 654 321
• Email: nhansu@tencongty.com

7. Lời kết

Team building không chỉ là hoạt động vui chơi, mà còn là cơ hội để chúng ta hiểu nhau hơn, làm việc hiệu quả hơn và cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc tích cực, đoàn kết. Rất mong sự tham gia đầy đủ và nhiệt tình từ toàn thể anh chị em.

Trân trọng,
Ban Tổ Chức Team Building 2026

Lưu ý: mẫu ở trên, bạn có thể dùng được ngay bằng cách:

• Chỉnh sửa lại tên công ty, tên người liên hệ, địa điểm cụ thể
• Thay đổi nội dung chương trình nếu sự kiện của bạn tổ chức khác
• Chèn logo và định dạng theo mẫu văn bản nội bộ

Lưu ý khi gửi thông báo team building

Để đảm bảo toàn bộ nhân viên nắm bắt được thông tin và sẵn sàng tham gia chương trình, bạn cần lưu ý những điểm sau:

1. Chọn đúng kênh gửi phù hợp với văn hóa công ty

Mỗi doanh nghiệp có một cách giao tiếp nội bộ khác nhau. Trước khi gửi, bạn cần xác định đâu là kênh phổ biến và dễ tiếp cận nhất với nhân viên.

• Nếu công ty thường dùng email nội bộ, hãy gửi thông báo kèm tiêu đề rõ ràng, dễ nhận biết.
• Nếu mọi người quen dùng nhóm chat (Zalo, Messenger, Teams…), nên đăng thông báo tại đó và ghim lên đầu để dễ theo dõi.
• Nếu công ty có bảng tin hoặc khu vực chung, có thể in ra và dán thông báo ở nơi dễ thấy.
• Với công ty dùng hệ thống quản trị nhân sự, bạn nên đăng thêm tại đó để lưu trữ chính thức.

Việc kết hợp từ 2 kênh trở lên sẽ giúp tăng khả năng tiếp cận và giảm trường hợp nhân viên bỏ sót thông tin.

2. Gửi đúng thời điểm để nhân viên kịp chuẩn bị

Thời điểm gửi cũng quan trọng không kém nội dung. Nếu gửi quá muộn, nhân viên sẽ khó sắp xếp công việc hoặc chuẩn bị đồ dùng cần thiết. Nếu gửi quá sớm, nhiều người có thể quên.

• Thông báo chính thức: Gửi trước ngày tổ chức khoảng 5–7 ngày.
• Gửi nhắc lần 1: Trước 2–3 ngày.
• Gửi nhắc lần cuối: Vào buổi sáng hôm trước hoặc sáng sớm ngày diễn ra chương trình.

Mỗi lần nhắc lại nên ngắn gọn, nêu rõ ngày – giờ – địa điểm và yêu cầu đặc biệt nếu có.

3. Kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi

Trước khi nhấn nút gửi, bạn nên rà soát toàn bộ thông tin để tránh sai sót, đặc biệt là:

• Thời gian và địa điểm tổ chức
• Hạn đăng ký, cách đăng ký
• Thông tin người liên hệ
• Các yêu cầu chuẩn bị (trang phục, đồ dùng…)
• Chính tả và định dạng văn bản

Một lỗi nhỏ cũng có thể gây hiểu nhầm hoặc ảnh hưởng đến sự chuẩn bị của người tham gia.

4. Chuẩn bị thêm bản rút gọn để nhắc lịch

Bên cạnh bản thông báo đầy đủ, bạn nên soạn một bản rút gọn gồm các thông tin chính: thời gian, địa điểm, hạn đăng ký và người liên hệ. Bản này dùng để nhắc lịch trên nhóm chat, email hoặc bảng tin một cách nhanh chóng, dễ nhớ.

5. Đính kèm hình ảnh để tăng sức hút

Một bản thông báo kèm hình ảnh sẽ hấp dẫn và dễ thu hút sự chú ý hơn. Bạn có thể sử dụng:

• Poster chương trình được thiết kế đẹp mắt
• Hình ảnh team building các năm trước
• Một tấm banner nhỏ có slogan hoặc chủ đề năm nay
• Hình ảnh không chỉ làm nội dung sinh động hơn mà còn khơi gợi cảm xúc tích cực cho người đọc.

6. Theo dõi phản hồi sau khi gửi:

• Gửi thông báo chỉ là bước đầu. Sau đó, bạn nên kiểm tra xem:
• Mọi người đã đọc và phản hồi chưa?
• Có ai gặp khó khăn khi đăng ký không?
• Danh sách đăng ký có đủ chưa?

Nếu chưa đủ người tham gia, bạn có thể gửi lời nhắc nhẹ nhàng, đề nghị các trưởng nhóm đốc thúc hoặc tạo cuộc trò chuyện chung để khơi gợi sự hào hứng.

Gửi thông báo team building không chỉ là việc truyền đạt thông tin. Đây còn là cách để truyền năng lượng tích cực, khích lệ tinh thần và tạo không khí sôi động trước sự kiện. Vì vậy, hãy chuẩn bị kỹ nội dung, gửi đúng thời điểm, dùng đúng kênh và luôn theo dõi phản hồi để chương trình thật sự thành công ngay từ bước đầu tiên.

Thông tin liên hệ:

• Website: https://tochucteambuilding.net/ 
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@v-holdings.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 5, Toà HQ Building, 193C Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM